문서 인쇄하는 방법, 페이지와 매수 설정하기
문서를 인쇄하려면 파일을 열고 Ctrl + P를 누른 뒤, 프린터와 인쇄할 페이지, 매수를 선택하면 됩니다. 처음에는 필요한 페이지를 1부만 인쇄해 확인한 다음, 나머지를 출력하는 것이 좋습니다.
특히 ‘페이지’와 ‘매수’를 구분하면 실수를 줄일 수 있습니다. 페이지는 문서의 어느 부분을 인쇄할지, 매수는 선택한 내용을 몇 부 인쇄할지 정하는 항목입니다.
이 글은 윈도우 컴퓨터에서 프린터 연결을 마친 상태를 기준으로 설명합니다. 워드, 한글, PDF 등 사용하는 프로그램에 따라 메뉴 이름과 위치는 조금씩 다를 수 있습니다.
1. 문서를 열고 인쇄 준비하기
먼저 인쇄할 문서를 열어 내용이 정상적으로 보이는지 확인하세요.
- 인쇄할 문서 파일을 더블클릭합니다.
- 문서가 열리면 필요한 내용이 있는 페이지를 확인합니다.
- 프린터 전원을 켭니다.
- 프린터에 용지가 들어 있는지 확인합니다.
- 용지 걸림이나 잉크·토너 관련 오류가 없는지 살펴봅니다.
여러 페이지 중 일부만 필요하다면 인쇄할 페이지 번호를 먼저 적어 두세요. 예를 들어 전체 10페이지 중 준비물 안내가 있는 3~4페이지만 필요하다면, 그 범위만 지정하면 됩니다.
2. Ctrl + P로 인쇄 화면 열기
문서가 열린 상태에서 Ctrl 키를 누른 채 P를 한 번 누른 뒤 손을 떼세요.
대부분의 문서 프로그램에서 인쇄 화면이 열립니다. 단축키 사용이 어렵다면 프로그램 위쪽의 파일 → 인쇄 메뉴를 이용하세요.
인쇄 화면에서는 다음 항목을 찾습니다.
- 프린터 또는 대상
- 페이지 또는 인쇄 범위
- 매수 또는 복사본 수
- 인쇄 미리보기
워드에서는 인쇄 화면에서 미리보기를 확인하고, 페이지 범위와 복사본 수 등을 지정할 수 있습니다.
실제 사용할 프린터를 선택하세요
‘프린터’나 ‘대상’ 항목을 눌러 자신의 프린터 이름을 선택합니다.
Microsoft Print to PDF 또는 PDF로 저장이 선택되어 있으면 종이로 출력되지 않고 파일로 저장됩니다. 종이에 인쇄하려면 연결한 프린터의 모델명이 선택되어 있어야 합니다.
프린터 이름이 여러 개라면 앞서 시험 인쇄에 성공했던 항목을 선택하세요.
3. 필요한 페이지만 지정하기
인쇄 범위가 ‘전체’로 되어 있으면 문서의 모든 페이지가 출력됩니다. 필요한 부분만 인쇄하려면 페이지 지정, 사용자 지정, 범위처럼 표시된 항목을 선택하세요.
페이지 번호는 어떻게 입력하나요?
워드 등 여러 프로그램에서는 다음과 같이 입력합니다.
| 인쇄하고 싶은 부분 | 입력 예시 |
|---|---|
| 3페이지만 | 3 |
| 2페이지부터 5페이지까지 | 2-5 |
| 1페이지와 4페이지 | 1,4 |
| 1페이지와 3~5페이지 | 1,3-5 |
**연속된 페이지는 하이픈(-), 떨어진 페이지는 쉼표(,)**로 구분합니다. 입력할 때는 반각 숫자와 기호를 사용하세요.
프로그램에 따라 ‘시작 페이지’와 ‘끝 페이지’를 따로 입력하는 방식도 있습니다. 입력란 주변의 예시를 확인하면 도움이 됩니다.
문서에 적힌 쪽 번호와 인쇄 순서가 다를 수 있어요
표지나 목차가 있는 문서는 종이에 적힌 쪽 번호와 프로그램이 인식하는 페이지 번호가 다를 수 있습니다.
예를 들어 문서에 ‘1쪽’이라고 적혀 있어도, 앞에 표지 두 장이 있으면 파일에서는 세 번째 페이지일 수 있습니다. 프로그램마다 번호를 처리하는 방식도 다릅니다.
따라서 번호를 입력한 뒤 미리보기에 원하는 내용이 나타나는지 확인하세요. 번호만 보고 바로 인쇄하는 것보다 정확합니다.
4. 매수는 선택한 내용을 몇 부 출력할지 정하는 항목입니다
‘매수’, ‘부수’, ‘복사본 수’는 선택한 페이지를 몇 번씩 출력할지 정하는 항목입니다.
예를 들어 2~3페이지를 인쇄하도록 설정했다면 다음과 같습니다.
| 페이지 범위 | 매수 | 단면·한 면에 한 페이지 기준 |
|---|---|---|
| 2-3 | 1 | 종이 2장 |
| 2-3 | 2 | 종이 4장 |
| 2-3 | 3 | 종이 6장 |
총 2페이지를 한 부 인쇄하고 싶다면 매수는 ‘1’입니다. 필요한 종이 장수가 두 장이라고 매수를 ‘2’로 입력하면 같은 내용이 두 부 출력됩니다.
양면 인쇄나 한 면에 여러 페이지를 넣는 설정을 사용하면 실제 필요한 종이 장수는 달라집니다.
여러 부를 인쇄할 때 ‘한 부씩 인쇄’ 확인하기
여러 페이지로 된 자료를 여러 사람에게 나눠 줄 때는 ‘한 부씩 인쇄’ 또는 ‘페이지 정렬’ 설정이 유용합니다.
3페이지짜리 문서를 두 부 인쇄한다면 다음 차이가 있습니다.
- 한 부씩 인쇄: 1·2·3페이지, 1·2·3페이지 순서
- 페이지별 인쇄: 1·1페이지, 2·2페이지, 3·3페이지 순서
자료를 한 묶음씩 나눠 줄 목적이라면 한 부씩 인쇄하는 편이 정리하기 쉽습니다.
5. 인쇄 전 미리보기에서 확인할 내용
페이지와 매수를 정했다면 바로 인쇄하지 말고 미리보기를 살펴보세요.
용지 크기와 방향 확인하기
프린터에 A4 용지를 넣었다면 인쇄 설정의 용지 크기도 A4인지 확인합니다.
일반적인 문서는 세로 방향을 사용하고, 가로로 넓은 표는 가로 방향이 적합할 수 있습니다. 미리보기에서 표나 문장의 오른쪽 끝이 잘리지 않는지 확인하세요.
글자가 너무 작아지지 않았는지 확인하기
‘한 면에 여러 페이지’가 설정되어 있으면 여러 쪽이 종이 한 면에 작게 배치됩니다. 읽기 편하게 출력하려면 처음에는 한 면에 한 페이지로 설정하세요.
PDF의 ‘맞춤’과 같은 배율 설정은 내용이 용지 안에 들어가도록 크기를 조정합니다. 다만 정확한 크기가 중요한 서식은 해당 문서의 인쇄 안내를 먼저 따라야 합니다.
컬러와 양면 설정 확인하기
글자 위주의 자료라면 흑백이나 회색조를 선택할 수 있습니다. 색으로 구분한 지도나 그래프는 흑백으로 출력해도 내용을 알아볼 수 있는지 확인하세요.
양면 인쇄는 프린터 지원 여부에 따라 자동 또는 수동으로 진행됩니다. 처음 연습할 때는 단면 인쇄로 설정하면 출력 결과를 확인하기 쉽습니다.
6. 먼저 한 부 인쇄하고 결과 확인하기
설정이 끝났다면 다음 순서로 진행하세요.
- 프린터 이름을 확인합니다.
- 페이지 범위를 확인합니다.
- 매수를 1로 설정합니다.
- 미리보기에서 필요한 내용인지 확인합니다.
- 인쇄 버튼을 한 번 누릅니다.
- 출력된 종이를 확인합니다.
원하는 페이지가 나왔는지, 글자와 표가 잘리지 않았는지 살펴보세요. 결과가 괜찮다면 필요한 나머지 부수만 추가로 출력합니다.
예를 들어 총 세 부가 필요하고 이미 한 부를 출력했다면, 추가 인쇄할 매수는 2입니다.
인쇄가 예상과 다를 때 해결하기
필요한 페이지 외에 다른 페이지도 나왔어요
인쇄 범위가 ‘전체’로 남아 있지 않았는지 확인하세요. 페이지 번호를 입력한 뒤 미리보기의 내용이 바뀌었는지도 살펴봅니다.
같은 문서가 여러 번 나와요
매수가 2 이상이거나, 인쇄 버튼을 여러 번 눌렀을 수 있습니다. 출력이 늦다고 반복해서 누르지 마세요.
이미 여러 작업을 보냈다면 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너 → 해당 프린터 → 인쇄 큐 열기에서 불필요한 작업을 취소할 수 있습니다. 취소하더라도 이미 프린터로 전달된 일부 페이지는 출력될 수 있습니다.
인쇄 대신 저장 창이 나타나요
프린터 항목이 ‘Microsoft Print to PDF’나 ‘PDF로 저장’으로 선택되어 있는지 확인하세요. 실제 프린터 이름으로 바꾼 뒤 다시 진행합니다.
글자나 표가 잘려서 나와요
용지 크기와 방향을 먼저 확인하세요. 문서가 용지보다 넓다면 프로그램의 맞춤이나 배율 설정을 조정하고, 미리보기에서 잘림이 없어졌는지 확인한 뒤 출력합니다.
오늘은 원하는 페이지 한 장부터 인쇄해 보세요
여러 페이지짜리 문서를 열고 Ctrl + P → 프린터 선택 → 페이지 ‘1’ → 매수 ‘1’ 순서로 설정해 보세요.
미리보기에서 첫 페이지가 맞는지 확인한 다음 한 장만 출력하세요. 종이에 나온 내용이 미리보기와 같다면, 다음에는 원하는 페이지 범위를 지정해 인쇄해 보세요.
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